Canal de denuncias ¿Contratar un Software o la gestión completa?

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Esta nueva Ley obliga a todas las empresas con 50 o más trabajadores a implementar un canal de denuncias interno que facilite el conocimiento de cualquier actividad delictiva o ilícita.

De momento no es muy conocida, sin embargo, afecta a más de 30.000 empresas en nuestro país y a pesar de que cada vez hay más información, en muchas ocasiones resulta confusa o contradictoria.

El propio texto normativo contempla la posibilidad de que la empresa contrate los servicios de un tercero externo para dar correcto cumplimiento a todas sus disposiciones.

Actualmente se están ofertando dos tipos de servicios diferentes:

1.-La implantación de un software: por una cuota mensual, la empresa te instala un sistema que permite gestionar el canal de denuncias cumpliendo con todos los requisitos legales.
Suele ser una alternativa bastante económica, sin embargo, será la empresa quien deba encargarse de tramitar todas las comunicaciones.

Para ello debe nombrar un Responsable del Sistema, que ocupe un cargo de dirección dentro de la empresa, pero que realice sus funciones de forma independente y autónoma al consejo de gobierno. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio. Los intereses corporativos no pueden ni deben interferir en la correcta tramitación de las informaciones recibidas.

Presumiblemente el Responsable del Sistema deberá invertir una gran cantidad de tiempo a la correcta gestión del Canal.

Debe contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas internos de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad.

Debe contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.

Debe garantizar el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento, respetando la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas.

Aunque la ley no habla del tipo de formación que debe tener la persona encargada del canal de denuncias, recibir informaciones indiciarias de conductas ilícitas, tramitarlas, gestionarlas, investigarlas y dar cuenta al Ministerio Fiscal cuando fuese necesario, garantizando los derechos del informante y del afectado es una función delicada y de mucha responsabilidad que requiere unos sólidos conocimientos jurídicos.

2.-Gestión completa: la alternativa más segura para aquellas empresas que no quieren o pueden delegar semejante responsabilidad en uno de sus directivos, es una gestión completa por una compañía externa y especializada.

No solo se trata de la implantación del software, sino de la recepción, gestión y tramitación de las informaciones, dando solución a problemas que la ley menciona, pero no regula, como el posible conflicto de intereses que puede surgir cuando el responsable del sistema está implicado en el conflicto.

Garantiza el estricto cumplimiento de la ley, el correcto tratamiento y almacenamiento de las comunicaciones, la resolución eficaz de los conflictos. Evita que la empresa tenga que hacer reajustes de plantilla para adaptar la nueva carga de trabajo y responsabilidad.

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