Una gestión documental eficaz es clave en cualquier despacho profesional.
No solo facilita el trabajo diario, sino que evita riesgos legales y agiliza la respuesta ante inspecciones. Sin embargo, muchas veces no está claro qué conservar, por cuánto tiempo o si es válido hacerlo en formato digital.
¿Qué hay que conservar y durante cuánto tiempo?
La normativa establece plazos distintos según el tipo de documento.
En general, los documentos fiscales y contables deben conservarse al menos seis años, y los laborales cuatro años, aunque algunos documentos —como los de prevención de riesgos o societarios— pueden requerir plazos más largos o incluso conservación indefinida.
¿Papel o digital?
La digitalización documental ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad.
Siempre que se cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad, los documentos pueden conservarse en formato electrónico con la misma validez legal que el papel.
Esto permite liberar espacio físico, agilizar búsquedas, mejorar la seguridad de la información y facilitar el acceso desde cualquier ubicación. Para ello, es recomendable contar con una solución que garantice el cumplimiento normativo y la trazabilidad documental.
Buenas prácticas para un archivo inteligente
Una gestión documental eficaz empieza por establecer criterios claros de clasificación, acceso y conservación. Disponer de un sistema centralizado, con control de usuarios, copias de seguridad automáticas y opciones de búsqueda avanzada, facilita enormemente el trabajo diario y reduce los errores derivados de archivos duplicados o documentos extraviados.
La implementación de herramientas especializadas, como Matrix Document Management, ayuda a los despachos a mantener toda su documentación ordenada, accesible y segura, adaptándose a las normativas vigentes y anticipándose a posibles inspecciones.
